Warenwirtschaft für Einzelhändler und Handelsbetriebe

Die Funktionen eines Warenwirtschaftssystems
Die Funktionen eines Warenwirtschaftssystems

Was genau ist eine Warenwirtschaft bzw. ein Warenwirtschaftssystem? Welche Funktionen und Vorteile bietet es für Einzelhändler und Handelsbetriebe? Erfahren Sie in diesem Artikel, wann bzw. warum ein Warenwirtschaftssystem, auch WaWi genannt, auch in einem kleinen Unternehmen Sinn macht!

Der Nutzen von einem Warenwirtschaftssystem (WaWi)?

  • Abläufe optimieren
  • Übersicht & Kontrolle
  • Lagerwerte optimieren
  • Schwund identifizieren
  • Einkauf optimieren
  • Inventur schnell durchführen & auswerten

Was ist ein Warenwirtschaftssystem?

Ein Warenwirtschaftssystem – oft auch WaWi abgekürzt – dient dazu, die typischen Vorgänge in einem Unternehmen – also Einkauf, Lagerhaltung und Verkauf – durch eine Software zu unterstützen. Dabei wird ein Prozess festgelegt, der die einzelnen Schritte und deren Abfolge genau definiert. Im Fall des Einkaufs wird dieser in die Einzelschritte Bedarfsermittlung, Einholung eines Angebots beim Lieferanten, Bestellung, Wareneingang und -kontrolle sowie Rechnungsprüfung gegliedert – Details dazu folgen weiter unten im Artikel. Ein definierter Prozess bietet mehrere Vorteile. Zunächst wird sichergestellt, dass sämtliche Schritte vollständig bearbeitet werden und nichts übersehen wird. Außerdem wird der Vorgang durch den geregelten Ablauf reproduzierbar, unabhängig von der Person, die ihn ausführt. Ebenso wird die Möglichkeit eröffnet, einzelne Aufgabenbereiche auf mehrere Personen aufzuteilen, denn durch den klar definierten Ablauf wird eine reibungslose Zusammenarbeit ermöglicht. Diese Vorgangsweise bedeutet, kurz gefasst, Ordnung und Struktur in ein Netz von komplexen Abläufen zu bringen.

Natürlich könnte ein solcher Prozess auch mittels Excel-Tabellen, aus dem E-Mail-Programm verschickten Bestellungen, in Word erstellten Rechnungen und einer Menge Papier umgesetzt werden. Viel effizienter und weniger fehleranfällig ist jedoch die Verwendung eines dafür konzipierten Warenwirtschaftssystems: Sämtliche Prozessschritte sind in der Software umgesetzt und die Daten zwischen den einzelnen Schritten werden automatisch weitergereicht.

Ein weiterer entscheidender Aspekt einer Warenwirtschaft ist das Berichtswesen. Da die Daten aller relevanten Vorgänge im Unternehmen digital erfasst werden, sind diese auch im Nachhinein nachvollziehbar und sämtliche Kennzahlen, wie z.B. Umsatz, Margen, Lagerstand, ausstehende Rechnungen usw. können jederzeit auf Knopfdruck abgerufen werden.

Durch den Einsatz eines Warenwirtschaftssystems sollen also alle Vorgänge, vom Wareneingang (Einkauf) bis zum Warenausgang (Verkauf) so optimiert werden, dass eine maximale Qualität und Produktivität so kosteneffizient wie möglich erreicht wird.

Was ist ein ERP-System? Was ist der Unterschied zu einem Warenwirtschaftssystem?

Ein ERP-System erweitert die Warenwirtschaft um weitere Funktionen
Ein ERP-System erweitert die Warenwirtschaft um weitere Funktionen

Der Begriff ERP wird oft auch als Synonym für ein Warentwirtschaftssystem verwendet. Eigentlich versteht man unter ERP, dem Enterprise-Resource-Planning, aber ein um weitere Bereiche und Funktionen erweitertes Warenwirtschaftssystem. Ziel ist es, wie schon bei der Warenwirtschaft, die Prozesse im Unternehmen zu vereinheitlichen: Die anfallenden Daten und Informationen zwischen den unterschiedlichen Prozessen und Abteilungen des Unternehmens können effizient ausgetauscht werden. Kennzahlen aus allen Bereichen des Unternehmens sind jederzeit abrufbar und können miteinander verknüpft werden.

Je nach Art und Bedarf des Unternehmens können unterschiedliche Funktionen in einem ERP-System umgesetzt werden: Bei einem produzierenden Unternehmen kann beispielsweise die Produktionsplanung integriert und auf diese Weise mit (Material-)Einkauf, Lagerhaltung und Verkaufsplanung verknüpft werden.

Aber auch das Customer-Relation-Management (CRM) – auch Kundenpflege genannt – ist häufig Teil des ERP-Systems. Dabei werden die Informationen aus dem Verkauf, z.B. kundenspezifische Verkaufszahlen und -historie, und der Kundenkommunikation, z.B. Anfragen und Beschwerden, verknüpft. Dadurch wird der Einsatz und die Umsetzung von gezielten Verkaufs- und Marketingmaßnahmen ermöglicht. Gab es beispielsweise bei einem Kunden kürzlich eine berechtigte Reklamation oder wurde ein starker Umsatzrückgang festgestellt, kann dieser durch eine auf ihn zugeschnittene Rabattaktion speziell beworben werden.

Ab welcher Unternehmensgröße ist ein Warenwirtschaftssystem (WaWi) sinnvoll?

Bei ERP- und Warenwirtschaftssystemen denken die meisten Menschen an teure und komplizierte Software, die in großen Unternehmen eingesetzt wird. Tatsächlich werden diese bekannten Lösungen erst für Unternehmen mit 1.000 oder mehr Mitarbeitern empfohlen. Der Grund: Diese Software kann an die Prozesse im jeweiligen Unternehmen maßgeschneidert angepasst werden. Dazu müssen die Prozesse aber zunächst genau erfasst und dann in der Software umgesetzt werden. Das ist ein komplexes, aufwändiges und somit teures Unterfangen. Im Übrigen sind unzureichend definierte Prozesse auch einer der häufigsten Gründe für Fehlschläge und hohe Kosten bei der Einführung eines solchen Systems in großen Unternehmen.

Aber auch EPUs und kleine Betriebe können von den Vorzügen eines Warenwirtschaftssystems profitieren: Warenwirtschaftssoftware, die auf kleine und mittlere Unternehmen spezialisiert ist – wie z.B. ETRON onRetail – gehen hier einen anderen Weg. Unbegrenzte Flexibilität ist dabei nicht das primäre Ziel. Stattdessen beschränkt sich die Software auf die wichtigsten Vorgänge in einem Unternehmen und gibt die entsprechenden Prozesse in weiten Teilen durch die Software vor. Dadurch muss der Unternehmer diese Prozesse nicht selbst entwickeln und definieren; die Bedienung der Software ist intuitiv und leicht zu erlernen. Kosten für umfangreiche Anpassungen fallen somit nicht an.

Ab welcher Unternehmensgröße ist ein Warenwirtschaftssystem (WaWi) sinnvoll?
Ab welcher Unternehmensgröße ist ein Warenwirtschaftssystem (WaWi) sinnvoll?

Die Software selbst ist zumeist als Cloud- oder Online-Software realisiert und als monatliches Abo verfügbar. Somit gibt es keine anfänglichen Kosten für die Anschaffung von Software und Hardware. Auch Betrieb, Wartung und Backups sind im Preis bereits inkludiert. Die monatlichen Abo-Kosten sind auf das Budget kleiner und mittlerer Unternehmen zugeschnitten und hängen üblicherweise von der Anzahl der mit dem System arbeitenden Nutzer ab.

Was großen und kleinen Unternehmen gemeinsam ist: Die Kosten für das Warenwirtschaftssystem amortisieren sich durch die erzielten Verbesserungen bei den Abläufen meist in kurzer Zeit.

Die einzelnen in einer Warenwirtschaft abgebildeten Vorgänge und Prozesse werden im nun folgenden Teil des Artikels vorgestellt, um die Arbeitsweise mit einem solchen System zu verdeutlichen.

Wie läuft der Einkauf bei einem Warenwirtschaftssystem ab?

Um Handelswaren verkaufen zu können, müssen diese selbstverständlich zunächst beschafft bzw. eingekauft werden. Der entsprechende Vorgang bzw. Prozess wird als Einkauf bezeichnet. Dazu muss zunächst der mengenmäßigen Bedarf erhoben werden; dies wird Bedarfsermittlung genannt. Um einen Bestellvorschlag zu machen, kommen, je nach Branche und Unternehmen, unterschiedliche Methoden zur Anwendung: Neben der manuellen Eingabe der zu bestellenden Produkte kann die Bedarfsermittlung auch automatisch erfolgen. Im einfachsten Fall werden Waren vorgeschlagen, deren Lagerstand auf Null oder unter einen definierbaren Schwellenwert (Sicherheitsbestand, engl. Safty-Stock) gesunken ist. Besser ist es jedoch, auch die durchschnittlichen Verkäufe in der jüngeren Vergangenheit oder die prognostizierten Verkaufs- oder Abgangsmengen bei der automatischen Bedarfsermittlung miteinzubeziehen. Nicht zuletzt hängt die Bestellmenge auch von der voraussichtlichen Lieferzeit und Mindestbestellmengen ab. Natürlich kann ein automatischer Bestellvorschlag noch manuell korrigiert oder ergänzt werden.

Der Ablauf des Einkaufsprozesses
Der Ablauf des Einkaufsprozesses

Sobald die gewünschte Bestellmenge festgelegt ist, wird in der Anfragenverwaltung eine Anfrage an einen oder mehrere Lieferanten, meist per E-Mail, gestellt. Wenn Preis und Lieferzeit geklärt sind, kann die Bestellung ausgelöst werden. Dies erfolgt entweder ebenfalls per Mail oder, wenn eine entsprechende Schnittstelle vorhanden ist, auch direkt im elektronischen Datenaustausch (Electronic Data Interchange, kurz EDI) z.B. durch direktes Hochladen der Datei in den Webshop des Zulieferers – so wird eine nochmalige Dateneingabe vermieden. Spätestens bei der Auftragserstellung vergibt das Warenwirtschaftssystem eine eindeutige Bestellnummer, die in der Folge als Referenz bei der Weiterverarbeitung und sämtlicher Kommunikation mit dem Lieferanten dient – von der Bestellbestätigung über Lieferschein und Rechnung bis zu einer möglichen Reklamationen. Die Bestellung wird in der Regel vom Lieferanten durch eine Bestellbestätigung rückbestätigt.

Bei der Anlieferung der bestellten Ware wird die Bestellung aufgerufen und in der Warenwirtschaft zum Lager zugebucht. Dabei ist natürlich auch eine physische Wareneingangskontrolle der Ware erforderlich – ist die bestellte Menge eingetroffen und entspricht sie den Qualitätsansprüchen des Betriebs? Ist dies nicht der Fall, so kann direkt über die Warenwirtschaft eine Reklamation beim Lieferanten ausgelöst und im System vermerkt werden.

Bei der Rechnungsprüfung wird kontrolliert, ob die gelieferten Produkte mit dem zuvor vereinbarten Preis verrechnet wurden. Auch hier können eventuelle Reklamationen veranlasst werden.

Bei all diesen Vorgängen wird sämtliche Kommunikation – d.h. Dokumente wie Bestellung, Bestellbestätigung, Lieferschein und Rechnung, aber auch sämtliche E-Mail Kommunikation, nach Möglichkeit im Warenwirtschaftssystem erfasst und anhand der Bestellnummer der jeweiligen Bestellung zugeordnet. Weitere Informationen, z.B. über telefonische Nachfragen usw. können auch durch Notizen bei einem Bestellvorgang hinterlegt werden. Dadurch sind alle Details des Vorgangs jederzeit abrufbar und im Bedarfsfall leicht nachzuvollziehen.

In der Auftragsübersicht sind sämtliche getätigte Bestellungen übersichtlich dargestellt. Bei jedem Auftrag wird der aktuelle Status und das geplante Lieferdatum angezeigt. So ist sofort ersichtlich, wann mit einer Lieferung zu rechnen ist, ob ein zuvor zugesichertes Lieferdatum überschritten wurde oder eine Reklamation vom Lieferanten noch nicht abgewickelt wurde.

Eine Übersicht über sämtliche Lieferanten, die dazugehörigen Vorgänge wie Anfragen, Angebote und getätigte Bestellungen kann der Händler in der Lieferantenverwaltung der Warenwirtschaft abrufen.

Wie läuft der Verkauf bei einem Warenwirtschaftssystem ab?

Der Verkauf über das Warenwirtschaftssystem wird bei einem Händler oder Handelsbetrieb typischerweise in den folgenden Fällen durchgeführt:

  • Beim Verkauf von Waren an eine anderes Unternehmen (Business-to-Business, kurz B2B).
  • Beim Verkauf von Waren über einen Onlineshop oder eine anderweitige Bestellung durch einen Endkunden (Business-to-Consumer, kurz B2C).

Wird die Bestellung nicht bereits durch den Onlineshop ausgelöst, so ist der erste Schritt beim Verkauf die Anfrage eines Kunden. Diese wird durch das Warenwirtschaftssystem erfasst und es wird ein entsprechendes Angebot erstellt. Dabei wird auf die in den Produktstammdaten hinterlegten Preise und Lieferzeiten zurückgegriffen. Falls das Produkt nicht in ausreichender Menge im Lager vorhanden ist, kann so der Liefertermin bestimmt werden. Wie bereits erwähnt, können offene Angebote auch zur Bestimmung der Bestellmenge bei der Beschaffung berücksichtigt werden.

Der Ablauf des Verkaufsprozesses
Der Ablauf des Verkaufsprozesses

Durch die Hinterlegung von Rabattgruppen oder Preislisten können Preise abhängig von Produkt- und Kundengruppe flexibel festgelegt werden.

Auch die im System hinterlegten Versandoptionen und Versandkosten können je nach bestellter Ware von der Software automatisch ermittelt und dem Angebot hinzugefügt werden.

Wird basierend auf einem Angebot (oder ohne vorheriges Angebot, z.B. über den Onlineshop), eine Bestellung ausgelöst, so wird diese in der Warenwirtschaft erfasst und dem Kunden eine Auftragsbestätigung zugesandt. Handelt es sich nicht um Lagerware, so kann in diesem Schritt auch gleich eine Bestellung beim Lieferanten ausgelöst und mit der Bestellung verknüpft werden.

Sobald die Ware für den Versand bereit ist, kommt es zur Versandabwicklung. Dabei werden vom Warenwirtschaftssystem zunächst alle notwendigen Dokumente – Lieferschein, Packliste und Versandetikett – erstellt. Danach wird die zum Verkauf vorbereitete Ware, basierend auf der Packliste, kommissioniert, also nach dem Eingang der Bestellung aus dem Lager geholt und bei der Warenausgangskontrolle überprüft.

Handelsbetriebe, die intensiv mit Paketdienstleistern zusammenarbeiten, können beim Versand eine Schnittstelle nutzen, um durch eine hohe Automation die Versandabwicklung möglichst effizient zu gestalten. Dabei werden die Daten für den Versand, wie Zieladresse, Gewicht, Paketmaße,– an den Versanddienstleister übermittelt – so werden diesem für die Erstellung des Versandetiketts bereits die notwendigen Daten zu Verfügung gestellt.

Die beim Bestellvorgang bereits erfassten Daten dienen dem Händler im nächsten Schritt als Grundlage für die Rechnungslegung, die auf diese Weise einfach und zeitnah von Statten gehen kann. Im Bereich Forderungsmanagement kann außerdem in sämtliche noch offenen Forderungen eingesehen werden.

Kommt es zu einer Rücksendung oder Reklamation, so wird diese ebenfalls mittels des entsprechenden Prozesses in der Warenwirtschaft abgewickelt. Von der Erfassung der Rücksendung, der Zusendung der Rücksendeinformationen und gegebenenfalls eines Rücksendeetiketts an den Kunden bis hin zur Wareneingangsprüfung der zurückgesendeten Ware und der Ausstellung einer Gutschrift oder der Rückerstattung des Kaufpreises. Auch hier werden alle Daten im System erfasst und dabei sowohl der Lagerbestand als auch die offenen Forderungen auf dem neuesten Stand gehalten.

Wie beim Einkauf können in der Angebots- und Auftragsübersicht sämtliche offenen Angebote und Bestellungen übersichtlich dargestellt werden. So ist leicht ersichtlich, welche Aufgaben als nächstes anstehen oder ob bei einem Kunden wegen eines noch nicht erteilten Auftrags oder offenen Rechnungen nachgefragt werden muss.

Welche Aufgaben hat die Lagerverwaltung?

Warenwirtschaft für Einzelhändler und Handelsbetriebe
Welche Aufgaben hat die Lagerverwaltung?

Neben Einkauf und Verkauf ist die Lagerverwaltung eine der zentralen Funktionen eines Warenwirtschaftssystems. Für die Lagerbestandsführung wird der Bestand in der Warenwirtschaft erfasst, um stets einen Überblick über die aktuellen Warenvorräte zu haben. Dazu werden, je nach Warensorte, entweder die Stückzahl oder das Gewicht erfasst. Bei Waren, die in verschiedenen Ausführungen (z.B. verschiedene Farben oder Größen) vorkommen, können entsprechende Varianten angelegt werden. Neben dem tatsächlichen Lagerbestand, der sich durch Wareneingänge und -ausgänge – also abgewickelte Einkaufs- bzw. Verkaufsvorgänge – verändern kann, wird für jeden Artikel auch der verfügbare Lagerbestand unter Berücksichtigung der geplanten Abgänge – also der noch offenen Bestellungen – mitgeführt.

Wie funktioniert die Inventur bei einem Warenwirtschaftssystem?

Bei Unternehmen, die zur Erstellung einer Bilanz verpflichtet sind, ist die regelmäßige Durchführung einer Inventur gesetzlich vorgeschrieben. Aber auch in anderen Fällen ist zur Verwaltung des Lagerstands eine Inventur notwendig. Bei der laufenden Inventur wird die Ware über das gesamte Jahr gezählt, meist sortiert nach Warengruppen. Bei der Stichtagsinventur werden Warengruppen oder Produkte an einem bestimmten Tag des Wirtschaftsjahres erfasst und die Bestände festgehalten. Die Jahresinventur ist eine komplette Zählung des Gesamtlagerbestands pro Lagerort; diese wird üblicherweise gegen Ende des Wirtschaftsjahrs vorgenommen, um aktuelle Daten für die Bilanz zu erhalten.

MDE-Geräte helfen bei der Inventur
MDE-Geräte helfen bei der Inventur

Zur Inventur bieten sich, je nach Betrieb, verschiedene Systeme an. Bei der klassischen Vorgangsweise mittels Zählliste werden die verbleibenden Bestände händisch erfasst. Moderne Methoden werden durch mobile elektronische Eingabegeräte unterstützt – dabei handelt es sich um Notebook oder Tablet, oder aber auch spezielle Mobile Datenerfassungsgeräte (MDE), die entweder ein Scannen der Produkte oder die Eingabe der Artikelnummer direkt vor Ort, also im Lager oder Geschäft, erlauben. Beide Methoden werden typischerweise von der Warenwirtschaft durch entsprechende Funktionen unterstützt.

Bei den Inventurauswertungen werden eventuell auftretende Differenzen korrigiert, wenn beispielsweise eine Ware beim Eingang falsch erfasst und einer anderen Warengruppe zugeordnet wurde, kann dieser Fehler im System ausgebessert werden. Ebenfalls werden die Waren bilanztechnisch korrekt abgewertet: wenn eine Ware also durch ihr Alter an Wert verloren hat, wird dies entsprechend vermerkt.

Wie wird ein Kassensystem in ein Warenwirtschaftssystem eingebunden?

Für einen Händler im stationären Handel, also mit einem oder mehreren Standorten, ist eine Einbindung seines Kassensystems essentiell, um einen reibungslosen Datenaustausch zu ermöglichen. Nur so kann gewährleistet werden, dass Lagerstände, Bedarfsermittlung für das Bestellwesen bzw. den Einkauf und das Berichtswesen effizient und reibungslos funktionieren.

ETRON onRetail im Modehandel
Das Kassensystem muss in die Warenwirtschaft integriert sein

Obwohl das Zusammenwirken von Kassensystem und Warenwirtschaft für einen Händler wesentlich für den erfolgreichen Betrieb seines Unternehmens ist, gibt es nur wenige Produkte am Markt die beide Funktionen – wie bei ETRON on Retail – vollumfänglich unterstützen. Bei vielen Kassenlösungen ist die Warenwirtschaft nur rudimentär vorhanden, beschränkt sich also oft auf eine einfache Lagerverwaltung ohne Bestellwesen. Umgekehrt können bei den meisten auf Warenwirtschaft spezialisierten Softwarepaketen Kassenlösungen nur über sogenannte Schnittstellen angebunden werden. Eine Einbindung über eine Schnittstelle bedeutet, dass es sich um zwei eigenständige Softwarepakete handelt, die Daten untereinander austauschen. Bei einem solchen Austausch gehen – ähnlich wie beim Spiel „Stille Post“ – zumeist Detailinformationen verloren oder es kommt zu zeitlichen Verzögerungen bei der Übermittlung der Daten.

Da beide Systeme –Warenwirtschaft und Kassensystem – für einen Händler von zentraler Bedeutung sind, ist hier also eine Software „aus einem Guss“, die beide Bereiche gleichwertig abdeckt, empfehlenswert.

Was versteht man unter Kundenverwaltung?

In der Kundenverwaltung sind sämtliche Kunden und alle dazugehörigen Daten aufgeführt: Der Händler kann hier auf die Stammdaten und die Bestellhistorie zugreifen, erhält aber auch einen Überblick über bereits gelegte Angebote und offene Rechnungen.

Was ist ein CRM-System?

Ein CRM-System sorgt für eine bessere Kommunikation mit dem Kunden
Ein CRM-System sorgt für eine bessere Kommunikation mit dem Kunden

Die Abkürzung steht für Customer Relation Management (CRM) und kann als erweiterte Kundenverwaltung betrachtet werden. Bei einem CRM-System – auf Deutsch spricht man auch von Kundenpflege – werden sämtliche den Kunden betreffenden Informationen erfasst und können zur Optimierung der Interaktion mit ihm genutzt werden. So können zB. mit dem Wissen über das Einkaufsverhalten der Kunden Marketingmaßnahmen bestmöglich platziert werden und Newsletter-Zusendungen und Werbeaktionen maßgeschneidert erfolgen. Ebenso kann die Kundenkommunikation bei Anfragen und Reklamationen ausgewertet und optimiert werden. Auch plötzliche Veränderungen im Kaufverhalten des Kunden können vom System automatisch erkannt und entsprechende Maßnahmen eingeleitet werden. Verkäufern im B2B-Bereich liefert das System vor einem Verkaufsgespräch sämtliche Informationen zu einem Kunden, von der Umsatzhistorie bis zu offenen Reklamationsfällen.

Wie werden die Aufgaben unterschiedlicher Mitarbeiter in der Warenwirtschaft berücksichtigt?

Mitarbeiter im Backoffice verwenden andere Funktionen der Warenwirtschaft als Beschäftigte im Lager oder im Verkauf. Daher verfügt ein Warenwirtschaftssystem zumeist über eine ausgeklügelte Nutzerverwaltung, die es erlaubt, den unterschiedlichen Nutzern ihre entsprechenden Aufgabenbereiche und Zugriffsrechte zuzuweisen. Bei jedem Vorgang im System – egal ob Angebotserstellung, Auftragsvergabe, Bestellbearbeitung oder Warenversand – wird der Nutzer erfasst, der den Vorgang ausgelöst oder bearbeitet hat. Dadurch ist jederzeit nachvollziehbar, wer an welchem Vorgang mit welcher Handlung beteiligt war.

Unterschiedliche Rollen bei der Benutzung des Warenwirtschaftssystems
Unterschiedliche Rollen bei der Benutzung des Warenwirtschaftssystems

Teil der Nutzerverwaltung sollte auch eine integrierte Aufgabenverwaltung sein. Dabei werden anstehende Aufgaben im System erstellt – entweder manuell oder automatisch, beispielsweise durch eingehende Aufträge oder Anfragen – und den zuständigen Nutzern zugeteilt. Zumeist sind Aufgaben auch mit bestimmten Vorgängen im System verknüpft (z.B. Bearbeitung einer Angebotsanfrage). Wurde der Teil der Aufgabe, für die der Nutzer zuständig ist, erledigt, so kann dieser den Auftrag für den nächsten Nutzer freigeben – bis die Aufgabe vollständig erledigt und der Auftrag abgeschlossen ist. Neben Aufgaben können auch Notizen bei Vorgängen, Kunden und Produkten hinterlegt werden.

Nutzerverwaltung, Aufgabenverwaltung und Notizen sorgen für eine effiziente Kommunikation im Unternehmen und gewährleisten eine reibungslose Zusammenarbeit unterschiedlicher Unternehmensbereiche und Abteilungen.

Wie funktioniert die Zusammenarbeit zwischen Warenwirtschaft und Buchhaltung?

Über die DATEV-Schnittstelle können Daten zwischen Warenwirtschaft und Buchhaltung und Steuerberater ausgetauscht werden
Über die DATEV-Schnittstelle können Daten zwischen Warenwirtschaft und Buchhaltung und Steuerberater ausgetauscht werden

Während bei ERP-Systemen für große Unternehmen die Finanzbuchhaltung in die Software integriert ist, ist diese Funktion bei ERP- und Warenwirtschaftssystemen für kleine und mittlere Unternehmen zumeist nicht vorhanden. Das liegt daran, dass bei großen Unternehmen die Finanzbuchhaltung firmenintern abgewickelt wird, während bei kleinen und mittleren Unternehmen zumeist auf externe Steuerberater oder Buchhaltungsfirmen zurückgegriffen wird, die ihrerseits speziell für Steuerberater entwickelte Softwarepakete nutzen.

Um auch in diesen Fällen einen effizienten Datenaustausch zu ermöglichen, können die Finanzdaten aller Geschäftsvorfälle beispielsweise über das standardisierte DATEV-Format exportiert und an den Steuerberater übergeben werden.

Was ist das Berichtswesen?

Einer der zentralen Vorzüge eines Warenwirtschaftssystems ist das Berichtswesen. Darunter versteht man die Möglichkeit, die durch die Software erfassten Vorgänge statistisch auszuwerten und in Form von Berichten darzustellen. Hier kann unter Anderem in die Bereiche Umsatzentwicklung, Produktmargen und Verkaufszahlen, Produktverfügbarkeit, Lagerbewertungen, Kundenstatistiken eingesehen werden.

Statistiken und Berichtswesen erlauben detaillierte Auswertungen der Geschäftsentwicklung
Statistiken und Berichtswesen erlauben detaillierte Auswertungen der Geschäftsentwicklung

Die Daten, die während der Geschäftsprozesse gesammelt werden, dienen also auch als wichtige Entscheidungsgrundlage für die Sortimentsplanung und Marketing. Die Berichte können für beliebige Berichtszeiträume erstellt werden und die Berichterstellung kann entweder manuell angestoßen werden oder periodisch automatisch erfolgen.

Was sind die Vorteile einer Warenwirtschaft?

ETRON onRetail Kassenberichte geben einen genauen Einblick in die täglichen Umsätze
ETRON onRetail Kassenberichte geben einen genauen Einblick in die täglichen Umsätze

Zum einen ergeben sich große Vorteile für Unternehmen, die eine Warenwirtschaft nutzen, im direkten Ablauf der wichtigsten Geschäftsprozesse vom Wareneingang bis zum Warenausgang:

  • Durch die genau definierten Prozesse kann eine hohe und reproduzierbare Qualität erreicht werden. Dank der höchstmöglichen Automatisierung werden Fehler minimiert und niedrige Durchlaufzeiten ermöglicht.
  • Sämtliche Vorgänge im Handelsunternehmen können durch die genaue Erfassung und Beobachtung optimiert werden – beispielsweise kann durch eine bedarfsgerechte Einkaufsplanung der Lagerstand minimiert und so Kosten verringert und gleichzeitig die Produktverfügbarkeit verbessert werden.
  • Ebenso ermöglicht die Nutzung eines gemeinsamen Warenwirtschaftssystems eine reibungslose Zusammenarbeit der verschiedenen Abteilungen und Mitarbeiter eines Unternehmens. Durch klare Abläufe können Aufgaben besser unter den Mitarbeitern aufgeteilt werden, z.B. im Falle einer Urlaubsvertretung oder bei erhöhtem Arbeitsaufkommen.

Zum anderen zeigen sich weitere Vorteile der Warenwirtschaft für Controlling und Berichtswesen:

  • Sämtliche Kenngrößen werden erfasst und können jederzeit ausgewertet werden – dadurch ist eine genaue Einsicht in alle Abläufe eines Betriebs jederzeit möglich, ohne dafür Vorbereitungen treffen zu müssen.
  • Verkaufsstatistiken können – je nach Bedarf –  nach Kunden, Artikel, Verkäufer oder Region abgerufen werden. Dadurch wird Optimierungspotenzial sofort sichtbar gemacht.
  • Das Unternehmen hat stets einen kompletten und tagesaktuellen Überblick über Debitoren und Kreditoren.
  • Deckungsbeiträge können entweder nach Warengruppen oder einzelnen Artikeln errechnet werden.
  • Auch die Lagerhaltung eines Handelsbetriebs kann verbessert werden: Durch das Errechnen von Durchschnittswerten der Lagermenge und -dauer können Lagerflächen optimal genutzt werden.

Die aus den Daten der Warenwirtschaft errechneten Kennzahlen bieten dem Unternehmen also eine solide und tagesaktuelle Grundlage für zukünftige Entscheidungen und zeigen Optimierungsmöglichkeiten auf.

Was kann die Warenwirtschaft von ETRON onRetail?

ETRON onRetail Stammdaten – alle Details zum Produkt auf einen Blick
ETRON onRetail Stammdaten – alle Details zum Produkt auf einen Blick

ETRON onRetail verfügt über eine vollwertige Warenwirtschaft, die um weitere Funktionen wie Kundenpflege (CRM) erweitert werden kann. Sämtliche der in diesem Artikel beschriebenen Vorgänge und Funktionen, vom Einkauf über die Lagerhaltung bis zum Verkauf, sind durch ETRON onRetail abgedeckt. Durch die direkte Integration von Kasse und Webshop bietet es einem modernen Handelsbetrieb die Möglichkeit, alle Bereiche optimal und mit nur einem System zu bedienen.
ETRON onRetail passt sich stufenlos der Größe eines Unternehmens an, da Funktionsmodule je nach Bedarf dazugebucht werden können – vom Einzelunternehmer bis zum Betrieb mit 400+ Mitarbeitern ist jedenfalls eine maßgeschneiderte Lösung verfügbar. Durch die Online-Anwendung gibt es keine Anfangsinvestitionen für Hard- oder Software, sondern eine monatliche Gebühr, die sich nach der Nutzung der gebuchten Funktionen errechnet. In dieser sind Wartung, Support, Backup und Updates bereits enthalten – das Unternehmen nutzt stets die neueste, aktualisierte Version, in der die letztgültigen gesetzlichen Anforderungen berücksichtigt sind.

Die Verwendung eines zeitgemäßen Warenwirtschaftssystems gibt einem Handelsbetrieb viele Möglichkeiten, Abläufe zu perfektionieren und ungenutztes Potential sichtbar zu machen – und ist somit eine Notwendigkeit für alle, die die Digitalisierung ihres Unternehmens vorantreiben wollen und so in einem kompetitiven Marktumfeld wettbewerbsfähig bleiben wollen.

Links

Woran erkenne ich eine gute Warenwirtschaftssoftware?
https://de.wikipedia.org/wiki/Warenwirtschaftssystem
https://de.wikipedia.org/wiki/Enterprise-Resource-Planning

 

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