Warenwirtschaft – Vorteile und Nutzen

Allgemein
Ein Warenwirtschaftssystem (oft auch WaWi oder ERP-System genannt) dient der „Abbildung der Warenströme im Geschäftsprozess eines Unternehmens.“

Ein Warenwirtschaftssystem (oft auch WaWi oder ERP-System genannt) dient der „Abbildung der Warenströme im Geschäftsprozess eines Unternehmens.“

Einfach gesagt: Ware kommt (wird eingekauft) und Ware geht (wird verkauft) und alle Geschäftsprozesse dazwischen werden in der WaWi verwaltet, dokumentiert und durchgeführt.

Wesentliche Aspekte einer Warenwirtschaft sind folgende Bereiche:

  • Einkauf
  • Wareneingang
  • Verkauf
  • Warenausgang
  • Lager
  • Personal
  • Schnittstellen
  • Controlling

Einkauf & Bestellwesen

Bestellwesen

Im Einkauf steht meist das Bestellwesen im Vordergrund. Eine gute WaWi-Software unterstützt Sie dabei, zu ermitteln was Sie brauchen bzw. welchen Bedarf Sie haben, um daraus einen Bestellvorschlag zu errechnen. Dieser Bestellvorschlag kann sich nach Mindestmengen oder nach Verkaufszahlen steuern lassen. Welche Methode für Sie am besten ist, hängt stark von Ihrer Branche ab.

Anfragenverwaltung

Über eine Anfragenverwaltung werden Anfragen bei möglichen Lieferanten koordiniert. Anfragen über verschiedene Produkte können an einen oder mehrere Lieferanten z.B. per E-Mail gesendet werden. Wenn dann ein Angebot von diesen Lieferanten zurückkommt, sind Preis und Lieferzeit vom jeweiligen Lieferanten bekannt und es wird eine entsprechende Bestellung ausgelöst.

Bestellung

In der Bestellung wird definiert, bei welchem Lieferanten welche Produkte mit welchen Stückzahlen bestellt werden. Das kann ebenfalls per E-Mail erfolgen oder per elektronischen Schnittstellen (z.B. EDI). Viele Lieferanten bieten auch die Möglichkeit, Dateien an einen Webshop zu senden, um so einen hohen Grad an Automatisierung zu erreichen.

Bei jeder Bestellung ist eine eindeutige Bestellnummer bzw. Bestellreferenz wichtig, auf die sich bei Rückfragen, Urgenzen oder Reklamationen bezogen werden kann. Nicht zuletzt beim Wareneingang ist diese Nummer entscheidend, um die Zubuchung der bestellten Ware schnell und korrekt abwickeln zu können.

Lager

Warenauszeichnung

Im Lager beginnt die Warenauszeichnung, jedes Produkt muss eindeutig identifiziert werden.

Dafür eignet sich am besten eine Artikelnummer, die z.B. anhand von Strichcodes dargestellt werden kann. Auch ein QR-Code, in dem noch mehr Informationen als in einem Strichcode hinterlegt werden können, ist möglich. Wichtig ist eine eindeutige Kennung, mit der das Produkt unverwechselbar identifiziert werden kann.

Für die Auszeichnung gibt es eine Vielzahl an verschiedenen Möglichkeiten: Allen voran das klassische Klebeetikett in unterschiedlichen Größen und Qualitäten oder Regaletikett, das nur einmal am Regal angebracht wird. Das Stecketikett ist vom Blumenhandel bekannt, wo festere, zugespitzte Etiketten in die Erde gesteckt werden, um das Produkt zu kennzeichnen. Schlaufenetiketten können um große Artikel wie einen Baumstamm angebracht werden und das Juwelieretikett oder Ringetikett ist ein besonders kleinformatiges Etikett – ideal für filigrane und kleine Produkte wie etwa Ringe oder Ohrstecker, um auch diese Produkte zu identifizieren.

Digitale Etiketten stellen die Informationen nicht gedruckt, sondern digital dar. Dazu werden E-Paper Technologien verwendet, wie sie von E-Book-Readern schon länger bekannt sind. Auch das elektronische Regaletikett ist in vielen Supermärkten und Kaufhäusern bereits am Vormarsch und immer häufiger anzutreffen.

RFID ist die Abkürzung für Radio-Frequenz-ID wo im Etikett Informationen gespeichert sind, die dann kontaktlos über bestimmte Entfernungen ausgelesen werden können.

Alarmetiketten haben die Eigenschaft, nicht nur die Produktinformation zu enthalten, sondern auch als Auslöser für Alarmanlagen zu dienen, da Diebstahlschutz ein großes Thema im Einzelhandel darstellt. Diese Etiketten werden dann beim Scannen an der Kasse durch spezielle Vorrichtung deaktiviert.

Beim Druckmedium wird zwischen Thermopapier- und Normalpapier-Etiketten unterschieden. Thermopapier reagiert direkt auf Hitze und ist dadurch schnell und einfach bedruckbar, hat allerdings eine geringere Haltbarkeit. Hier haben Normalpapieretiketten den Vorteil. Wetterfeste Etiketten sind robust und langlebig und halten auch Wasser und starke Sonnenbestrahlung aus, ohne kaputt zugehen.

Für die Erstellung von Etiketten sind entweder eigenen Etikettendrucker erforderlich, die Blanko-Etiketten auch einzeln von der Rolle bedrucken, oder klassische A4-Drucker die ganze Etikettenbögen auf einmal drucken.

Für das Auslesen der Barcodes ist ein Strichodescanner erforderlich, der in verschiedenen Technologien (Laser, CCD, ….) und Preisklassen verfügbar ist.

Lagerstandsführung, Lagerplatzverwaltung

In einer Warenwirtschaft wird von jedem Artikel ein Lagerstand geführt. Nur so sind jederzeit von allen Produkten die Stückzahlen und der jeweilige Lagerwerte pro Lagerort immer aktuell verfügbar.

Wesentlich ist auch die korrekte Verwaltung der der Lagerbestände von Artikeln mit Variante, also z.B. Größenartikel wie T-Shirts, die in S, M, L und XL sowie in unterschiedlichen Farben verfügbar sind.

Für Gewichtsartikel oder Meterware kann auch die Verwaltung von Nachkommastellen ein Thema sein.

Bei größeren Lagern ist die Lagerplatzverwaltung wichtig, etwa für Filialbetriebe mit unterschiedlichen Standorten oder für große Läger, die Stellplätzte genau definiert haben. Die Warenwirtschaft hilft hier Übersicht und Kontrolle über alle Lagerplätze zu behalten.

Umlagerungen

Wenn Lagerplätze oder Filialen vorhanden sind, muss es auch die Möglichkeit zur Umlagerungen geben, also die einfache Möglichkeit Artikel zwischen Filialstandorten oder von Lager A zu Lager B zu verschieben.

Inventurabwicklung

Wird ein Lager verwaltet, ist eine regelmäßige Kontrolle durch Inventuren erforderlich. Diese kann in verschiedenen Abstufungen und Möglichkeiten durchgeführt werden.

Eine laufende Inventur bedeutet, dass Ware ununterbrochen nach einem bestimmten System gezählt wird. Ein Beispiel ist hier die laufende Inventur nach Warengruppen: WG 1 im Jänner, 2 im Februar usw. Innerhalb von einem Wirtschaftsjahr muss so das gesamte Lager inventiert werden.

Bei einer Stichtagsinventur hingegen werden Warengruppen zu einem bestimmten Datum inventiert. Oft gibt es den Fall, dass etwa Schütten-Artikel, die für Konsumenten „angenehm herumliegen und einfach mitgenommen werden können“, öfter gezählt werden müssen, als Produkte, die selten verkauft werden.

Die Jahresinventur hingegen ist immer eine Komplettinventur, die zu einem bestimmten Stichtag pro Lagerort durchgeführt wird. Das wird überwiegend nahe dem Wirtschaftsjahresende gemacht, da die Inventur auch für die Bilanz relevant ist.

In der Auswertung einer Inventur werden Differenzen erkannt und z.B. Fehler beim Wareneingang korrigiert, wenn etwa für ein Produkte zu viel und ein anderes Produkt zu wenig gebucht wurde.

Weiter können Abwertungen nach Alter der Ware und pro Warengruppe oder Lieferant durchgeführt werden, um hier einen Bilanztechnisch richtigen Lagerwert darzustellen.

Die Durchführung der Inventur selbst kann über ein klassische Zählliste gemacht werden. Zuverlässiger ist die Inventur per Eingabegerät: das kann ein PC, ein Notebook oder auch ein mobiles Datenerfassungsgerät (MDE) sein, mit dem Artikel gescannt und Stückzahlen erfasst werden.

Wareneingang

Anlieferung, Warenkontrolle, Rechnungsprüfung

Der Wareneingang besteht zum einen aus der Warenkontrolle (Optisch, Qualitativ) und anschließend dem Verbuchen der korrekten Stückzahlen auf die richtigen Lager. Nach der Zubuchung erfolgt die Rechnungsprüfung, hier kann sehr einfach und schnell kontrolliert werden, ob die vereinbarte Preise auch verrechnet wurden.

Verkauf

Aktionsplanung

In jedem Unternehmen ist es wichtig, dass der Verkauf organisiert ist. Hier gibt es verschiedene Punkte. Einerseits ist die Aktionsplanung zu nennen, in der Produkte für spezielle Aktionen definiert werden Ob Mengenpreise oder spezifische Kundengruppenpreise oder auf Datum begrenzte Preis – alle Aktionen werden in das System eingepflegt und im Verkauf dann automatisch berücksichtigt.

Kundendatenmanagement

Ebenso wichtig im Verkauf ist das Kundendatenmanagement oder die Kundenverwaltung. Jeder einzelne Kunde kann erfasst werden und auf Knopfdruck besteht ein Überblick aller Stammdaten, und Informationen über was dieser Kunde gekauft hat, welche Rechnungen noch offen sind oder was ihm angeboten wurde.

Retouren

Auch Rücksendungen müssen verwaltet werden: Es kann auch sein, dass ein Kunde etwas rücksendet. Das ist besonders im E-Commerce Bereich ein häufiges Thema, aber auch im tagtäglichen Geschäft müssen zurückgenommen Produkte korrekt wieder als Retoure gebucht werden.

Verkäufer & Vertreter

Mitarbeiter und Verkäufer können in der Software verwaltet werden. Im Controlling sind diese Informationen zu den Umsätzen und Aktivitäten von allen Mitarbeitern, Verkäufern und Vertretern ein wertvolles Werkzeug für zielgerichtetes und steuerndes Eingreifen.

Speziell im Verkaufsbereich ist es wichtig, eine Webshop-Anbindung zu bedenken, da ein Online-Shop im Grunde wie ein Verkäufer gehandhabt werden kann.

Anbindung Webshop & Kassensystem

Neben dem Webshop ist das Kassensystem für den stationären Handel ein wesentlicher Faktor. Hier passiert der Warenaustausch, der Verkauf und die gesamte Erfassung aller Daten. Umso wichtiger, dass in der Kasse alles reibungslos funktioniert.

Warenausgang

Im Warenausgang wird die Ware für den Versand vorbereitet. Nach dem Verkauf wird dort die Ware kommissioniert, d.h. die entsprechenden Produkte und Artikel werden im Lager eingesammelt, verpackt und für den Versand an den Kunden vorbereitet. Hier erfolgt eine Warenausgangskontrolle und eine Versandabwicklung, die über Schnittstellen auch automatisiert werden kann.

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