Moderne Kassen- und Computersysteme sind zuverlässig und sicher. Aber wie alle technischen Geräte, können sie plötzlich und unerwartet ausfallen. Einzelne Bauteile gehen spontan kaputt oder externe Einflüsse verhindern das Weiterarbeiten: Internetanbieter haben Serverausfälle oder ganze Häuserblöcke und Straßenzüge stehen bei gröberen Stromausfällen über Stunden schlicht ohne Stromversorgung da.
Auch wenn solche Situationen nicht der Regelfall sind, kann es nicht schaden, vorbereitet zu sein und Antworten auf folgende Frage zu haben: Was ist zu tun, wenn die Kasse ausfällt?
Allgemein gilt, dass Unternehmer verpflichtet sind, die jeweilige Ausfallursache schnellstmöglich zu beheben bzw. Maßnahmen zu deren Beseitigung zu treffen und dadurch sicherzustellen, dass die gesetzlichen Anforderungen an das Kassensystem wieder eingehalten werden.
Je nachdem welche Komponenten in welchem Ausmaß betroffen sind, müssen unterschiedliche Maßnahmen getroffen werden. Im Wesentlichen können die folgenden Szenarien unterschieden werden:
Ausfall der Signatureinheit
Das Kassensystem muss auf jedem Beleg den Hinweis „Signaturerstellungseinheit ausgefallen“ drucken. Nach der Problembehebung muss die Registrierkasse einen Sammelbeleg über die in der Zwischenzeit unsignierten Belege erstellen. Bei ETRON onRetail geschieht das automatisch.
https://helpcenter.etron.info/v/etron-allgemein/rksv-and-fon/registrierkassenpflicht-und-finanzonline/signaturerstellungseinheit-ausgefallen
https://helpcenter.etron.info/v/etron-onr/handbuch/rksv#signaturerstellungseinheit_ausgefallen
Ausfall vom Drucker
Geht der Drucker kaputt, entfällt die gesetzliche Belegausgabepflicht . Es kann normal weitergearbeitet werden. Sollte ein Kunde einen Beleg benötigen, kann dieser als PDF abgespeichert und per E-Mail zugesandt werden.
Digitale Kassenbons, die direkt auf das Handy vom Kunden gesendet werden können, sind eine einfache und moderne Lösung, die ohne Drucker auskommt und somit auch zur Verfügung steht, wenn der Belegdrucker ausfällt. Erfahren Sie mehr über anybill auf https://www.etron.at/anybill-digitaler-kassenbon/
Gegebenenfalls können Belege nachträglich auch per Post an Kunden gesendet werden, diese Möglichkeit ist für Unternehmer die Aufwändigste und verursacht durch das Porto zusätzliche Kosten.
Ausfall vom Internet
Die ETRON onRetail bzw. ETRON onR Kassensoftware bietet Online-Kassenbetrieb mit einem Notfallmodus. Das bedeutet, dass Sie bei einem Internetausfall regulär weiterarbeiten können – lediglich die Signatureinheit funktioniert nicht (siehe dazu weiter oben). Sobald die Internetverbindung wieder hergestellt ist, werden alle Belege automatisch nachgetragen.
Komplettausfall (Hardware, Server, …)
Wenn die Kasse gar nicht mehr geht, z.B. wenn die Hardware kaputt geht, die Server nicht erreichbar sind oder ein kompletter Stromausfall die Systeme lahmlegt, muss die Aufzeichnung der Belege ganz klassisch manuell auf Papier erfolgen. Während dem Ausfall dürfen Belege manuell ausgestellt werden (mit Durchschlag bzw. Zweitschrift). Wenn die Kasse wieder vollständig betriebsfähig ist, müssen alle in der Zwischenzeit händisch erstellten Belege in der Kasse nacherfasst werden. Dabei ist ein Verweis auf die jeweilige Belegnummer des manuell ausgestellten Belegs erforderlich. Der händische Beleg muss aufbewahrt werden, am besten zusammen mit dem nachträglich erfassten Kassenbeleg. Für den die manuelle Erfassung empfiehlt es sich, einfache handelsübliche vorgedruckte und durchnummerierte Kassenblöcke mit Durchschlag bereitzuhalten.
Wenn der Ausfall der Signatureinheit oder Registrierkasse länger als 48 Stunden bestehen bleibt, muss das ohne unnötigen Aufschub (längstens binnen einer Woche ab Auftreten) über Finanz Online gemeldet werden. (Details & Bilder siehe dazu im Handbuch Registrierkassen PDF).
Professionelle Kassenhardware bietet mit Vor-Ort-Service oder Wartungsverträgen, die je nach Anbieter inkludiert oder als kostenpflichtige Option zugebucht werden können, eine gute Möglichkeit, Ausfallzeiten zu reduzieren. Zuverlässigen Schutz gegen Hardwareausfall bietet redundante (also mehrfach vorhandene) Hardware. Das ist zwar ein Kostenpunkt, erhöht aber allgemein die Ausfall-, Funktions- und Betriebssicherheit.
Kontaktieren Sie bei Fragen Ihren persönlichen ETRON Berater!
Quellen
https://www.wko.at/service/steuern/Anmeldung-und-Betrieb-von-Registrierkassen.pdf
https://www.bmf.gv.at/dam/jcr:0af97a40-da60-4c81-8e1e-22c3ecca52a4/BMF_Handbuch_Registrierkassen.pdf
